پروفرما یا پیش فاکتور صادراتی چیست

پروفرما اینویس  یا پیش فکاتور صادراتی  (performa invoice  یا به اختصار PI  ) اولین سندی است که در هر معامله تجاری بین المللی توسط فروشنده صادر می‌گردد، در واقع پس از برقراری ارتباط دو طرف معامله با یکدیگر و توافقات نهایی، سندی تحت عنوان performa invoice توسط فروشنده برای خریدار ارسال می‌شود تا خریدار اطلاعاتی همچون نحوه پرداخت، نحوه انتقال، مقدار، نام، قیمت، شرکت سازنده کالا و.. را مورد بررسی قرار دهد. وجود پروفرما اینویس در بسیاری از امور بازرگانی نظیر ثبت سفارش کالا، ترخیص کالا، خرید سهم از سیستم‌های بانکی ضروری است؛ بنابراین از آنجا که تنظیم دقیق پروفرما بسیار حائز اهمیت است، در ادامه به تحلیل و بررسی دقیق تمام جوانب آن خواهیم پرداخت.

پروفرما اینویس (performa invoice) چیست؟

در حوزه صادرات و واردات ، پس از برقراری ارتباط بین دو طرف معامله به شکل مکاتبه یا رو در رو، توافقات نهایی انجام شده درباره نوع، قیمت، شیوه پرداخت، نام و نشانی فروشنده و خریدار، زمان تحویل کالا، مدت اعتبار پروفرما، مبدا کالا، مقدار نحوه حمل و نقل و قیمت کالا به صورت سند پروفرما از سمت فروشنده به خریدار ارسال می‌شود. در این سند تمام توافقات اولیه، مندرجات و محتویات آن به عنوان پایه خرید صورت گرفته قرار می‌گیرد؛ البته توجه داشته باشید که پروفرما اینویس هیچ تعهدی را به فروشنده و خریدار ارائه نمی‌دهد و امکان ارسال آن به تعداد نامحدود وجود دارد.

وجود performa invoice برای اطلاع شخص خریدار از شرایط فروشنده کالا مثل قیمت واحد، قیمت کلی، زمان تحویل و.. ضروری می‌باشد و دریافت آن برای انجام مراحل مختلف وارد کردن کالا به کشور همانند ثبت کالا، مراحل ترخیص کالا، ثبت سفارش کالا در سامانه جامع گمرکی، خرید سهم از سیستم‌های بانکی و گشودن اعتبار اسنادی نیز لازم است. علاوه بر این موارد جهت شرکت در مناقضات و مزایده‌های بین المللی نیاز به دریافت پروفرما یا پیش فاکتور دارید.

تنظیم دقیق فاکتور اهمیت زیادی دارد و در کاهش زمان انجام معامله بسیار تاثیرگذار است. به عنوان مثال اگر اطلاعات تکمیل شده در پروفرما جهت گشایش اعتبار اسنادی به طور دقیق، صحیح و کامل درج نشده باشند، ممکن است پس از گشایش و ابلاغ اعتبار نیاز به اصلاح و تغییر آن باشد.

موارد مهم در پروفرما

بعد از اتمام مذکرات یا مکاتبات بین فروشنده و خریدار و نهایی شدن شرایط معامله صادر می شود. پروفرم اولین سند معاملات بین المللی است که از این این سند در مرحله کسب مجوز ثبت سفارش و گشایش اعتبار ترخیص کالا از گمرک از آن استفاده می کند. به طور کلی برای تهیه پیش فاکتور، به اطلاعات زیر نیاز می باشد که به نام LETTER OF INQUIRY از فروشنده طلب می شود.

• مبدا کالا
• شرایط پرداخت
• قیمت
• مدت اعتبار پروفرما
• زمان تحویل کالا
• بازرسی
• حمل و نقل shipment

لیست پروفرما چیست

در خصوص مشخصات پروفرما باید به موارد زیر توجه کنید و تمام آن ها را در پیش فاکتور قید نمایید.

• شماره و تاریخ پرفورما
• نام و آدرس کامل فروشنده
• نام و آدرس کامل خریدار
• تعداد و مقدار و وزن خالص و ناخالص
• شماره تعرفه گمرکی کالا
• مبلغ پیش فاکتور با ذکر نوع ارز
• قیمت بسته بندی،
• ابعاد و قیمت حمل کالا
• مبدا و مقصد نهایی کالا
• نحوه خرید طبق اینکوترمزEXW,FCA,FAS,FOB,CFR,CIF
• زمان تحویل کالا
• دفعات PARTIAL SHIPMENT
• نحوه پرداخت وجه کالا حواله،
• بازرسی بین المللی کالا
• مهلت اعتبار
• آموزش و یا خدمات پس از فروش
• ضمانت نامه حسن انجام کار و قید مبلغ مربوطه
• لیست بسته بندی و شرایط گواهی مبدا
• تصریح در مورد هزینه تخلیه کالا

شماره پروفرما چیست

شماره پروفرما و اعتبار دو اصطلاح رایج در زمینه تجارت و واردات هستند که باید در خصوص آن ها اطاعات کاملی را به دست بیاورید. شماره پیش فاکتور شامل مشخصات کیفی و کمی کالاها مثل: قیمت، نحوه بسته بندی، تاریخ تولید و انقضا، تعهدات طرفین معامله و هزینه های مربوط به آن می شود که به نوعی به اعتبار پروفرماست که کاملا متغیر می باشد.

وارد کنندگان کالا با استفاده از این شماره می توانند شرایط فروشنده را ارزیابی کنند و مجوزهای لازم در زمینه واردات کالا به کشور را بگیرند و هزینه واردات کالا را برآورد کند. بنابراین با توجه به نوع قرارداد و توافق دو طرف می توان هر نوع اطلاعات را به این سند پروفرما اضافه یا کم کرد.

نحوه صدور پیش فاکتور

برای صدور پروفرما فقط کافی است از فروشنده بخواهید سندی را با ذکر اطلاعات کامل از شرایط دو طرف معامله و کالاها در اختیار شما بگذارد. به این صورت این می تواند آغازگر تجارت و انجام معاملات بین المللی شما باشد

برای دریافت پروفرما به دریافت مجوز نیازی ندارید فقط باید یک سری اقدامات اولیه در خصوص شرایط پرداخت ها و معامله طرفین انجام دهید. تا فروشنده بسته به قوانین هر دو کشور این سند را تنظیم و به شکل قانونی ثبت کند

تفاوت Commercial Invoice و Proforma Invoice چیست؟

دقت کنید که ابتدا این پیش فاکتور یا PI است که منجر به امضای قرارداد فروش میگردد. سپس در زمانی که فروشنده بخواهد در قالب قرارداد فروش، بصورت رسمی از خریدار پول بگیرد، فاکتور فروش یا Commercial Invoice را صادر میکند.

در خرید خارجی PI بصورت کلی و در یک نسخه صادر میشود. اما در پروسه حمل به دفعات که Partial Shipment نام دارد، همین تک نسخه پروفرما، در سه نسخه فاکتور یا Commercial Invoice حمل میشود. مثلا یک پروفرم شامل 10 هزار عدد کالا در سه نسخه فاکتور فروش 3 هزار عدد، 5 هزار عدد و 2 هزار عدد تقسیم و ارسال خواهد شد.

موارد استفاده از پیش فاکتور یا پروفرما

تجارت بین الملل

پروفرما بیشتر در تجارت های بین المللی و حوزه واردات استفاده می شود. به این شکل خرید کالاهای خارجی و وارداتی با داشتن این سند،  مجوز قانونی را برای شروع تجارت به دست بیاورد

تخصیص ارز

یکی دیگر از کاربردهای performa دریافت ارز خارجی یا تخصصی ارز است. تجار باید از ارزهای خارجی در زمان معاملات بین المللی استفاده کنند. البته با توجه به صعود دلار و نوسانات قیمت ارز تجارت با هزینه های کم و پر سود کمی دشوار شده است. برای همین دولت با ارائه ارزهای دولتی به تجار اجازه می دهد که از این امتیاز در زمینه تخصصی ارز دولتی استفاده کنند.

تفاوت پیش فاکتور در روش پرداخت TT با اعتبار اسنادی LC چیست؟

صدور پروفرما از جانب فروشنده در اعتبار اسنادی یا همان LC الزامی بوده، و به عنوان یکی از اسناد ارائه شده به بانک مورد نیاز است. اما در روش پرداخت TT حتی ممکن است که فروشنده به شما پیش فاکتور ندهد، و شما باز هم با او قرارداد نوشته و خرید کنید.

بطور کلی، وجود پروفرما در اعتبار اسنادی، الزامی بوده، و ورودی قرارداد فروش میباشد. و قرارداد بر اساس آن تنظیم میگردد. اما در روش پرداخت تی تی، پیش فاکتور در صورت وجود، به عنوان یکی از ضمایم قرارداد میباشد. اما به شما پیشنهاد میکنیم که حتما این سند را بصورت معتبر و استاندارد از فروشنده بخواهید.

ضرورت گرفتن تخفیف قبل از صدور پیش فاکتور

مذاکره، چانه زنی، و گرفتن تخفیف باید تا قبل از مرحله دریافت پروفرما انجام شده باشد. اگر پیش فاکتور شامل تخفیف باشد، اصولا مشکل دارد. چون در بانک به عدد جمع قبل از تخفیف، یعنی عبارت Sub Total Amount کارمزد تعلق میگیرد و حتی ممکن است چنین پیش فاکتوری، از سمت بانک رد شود. زیرا بانک و گمرک احتمال تبانی فروشنده و خریدار را میدهند.